Актуально на сентябрь 2026 года. Материал — для обычного коммерческого работодателя (ООО или ИП). Для отдельных категорий — иностранцев, несовершеннолетних, водителей, медиков, педагогов, работников с вредными условиями — действуют дополнительные требования.
Большинство собственников представляют приём на работу как гору бумаг: заявление, приказ, договор, личная карточка, папка справок. Хорошая новость: сегодня всё проще, чем в старых кадровых инструкциях. У всей процедуры один центр — трудовой договор. А привычные «заявление» и «приказ о приёме» с недавних пор вообще не обязательны: заявление закон не требует для обычного найма, а приказ с ноября 2021 года работодатель издаёт по желанию, но может обойтись без него.
Это не значит, что оформлять можно небрежно. Просто силы стоит направить туда, где они действительно важны: правильно определить характер отношений, подписать договор по правилам, вовремя ознакомить человека с внутренними документами и подать один отчёт в СФР точно в срок. Разберём по шагам.
До выхода человека на работу
Шаг 1. Решить, нужен ли вообще трудовой договор. Если человек будет лично и постоянно выполнять определённую функцию, работать в вашем режиме и подчиняться распоряжениям — это трудовые отношения, и модель одна: трудовой договор. Закон прямо запрещает маскировать такую работу гражданско-правовым договором или самозанятостью (об этой ловушке — отдельно ниже, она стоит дорого). Решение о модели принимают до всего остального.
Шаг 2. При желании взять заявление о приёме. Для коммерческой компании это удобный внутренний документ — зафиксировать желаемую дату выхода, подразделение, запустить кадровый процесс. Но не делайте его препятствием: нет заявления — договор всё равно можно заключить. Приём оформляется договором, а не заявлением.
Шаг 3. Проверить документы кандидата — и не требовать лишнего. Базовый комплект: паспорт; трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (когда применимо); документ о регистрации в системе персонифицированного учёта (по сути — СНИЛС); документы воинского учёта для военнообязанных; документ об образовании — но только если работа реально требует специальных знаний. Для отдельных работ добавляются справка о судимости или другие специальные справки, прямо предусмотренные законом.
Ключевой момент: этот перечень закрытый. ИНН, свидетельство о браке, реквизиты карты, фотография, резюме — могут быть полезны для расчётных задач, но их нельзя объявлять обязательным «кадровым пакетом» наравне с паспортом. Требовать что-то сверх списка можно, только если это прямо установлено законом для конкретной работы. Хорошая привычка: напротив каждого документа в вашем чек-листе держать ответ на вопрос «на основании какой нормы мы вправе его требовать?».
Отдельно про СНИЛС: если у человека его нет, это не повод отправлять его «сначала оформить, потом приходить». Зарегистрировать его в системе персонифицированного учёта — обязанность работодателя, вы сами передаёте сведения в СФР.
Шаг 4. Проверить специальные допуски. До того как человек приступит, выясните, нужен ли для этой должности предварительный медосмотр, справка о судимости, подтверждение квалификации или иное разрешение. Это зависит от характера работы, а не от вашего желания — для одних должностей обязательно, для обычного офисного сотрудника не требуется.
Оформление
Шаг 5. Ознакомить с внутренними документами — ДО подписания договора. Локальные нормативные акты (сокращённо ЛНА) — это ваши внутренние правила: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате и премировании, другие акты, которые касаются работы этого человека, плюс коллективный договор, если он есть. Важна именно последовательность: сначала ознакомить под подпись, потом подписывать трудовой договор. Не наоборот. Факт ознакомления фиксируйте подписью на листе ознакомления или другим доказуемым способом с датой не позже даты договора.
Шаг 6. Подписать трудовой договор. Письменно, минимум в двух экземплярах: один остаётся у вас, второй получает работник. И это не формальность — на вашем экземпляре должна быть отметка «Экземпляр получил», дата и подпись сотрудника. Просто распечатать два бланка недостаточно, если вы не можете доказать, что второй отдали человеку на руки.
В договоре обязательно согласуйте: трудовую функцию, место работы, дату начала, условия оплаты, режим рабочего времени (если он отличается от общего у вас), гарантии за вредные условия при их наличии и условия труда на рабочем месте. Пропуск обязательного условия не делает договор недействительным, но его придётся дополнять — и это административный риск.
Шаг 7. Приказ о приёме — по желанию. Если издаёте — он должен соответствовать договору. Но помните: теперь первичен договор, а не приказ. Старая схема «сначала приказ, потом договор» переворачивает нынешнюю логику. Отсутствие приказа само по себе не ошибка.
Шаг 8. Допустить к работе. Обеспечьте инструктажи по охране труда и другие допуски, которых требует характер работы. И запомните важное: если человека фактически допустили к работе, отношения уже возникли — даже без подписанной бумаги. Оформить письменный договор в этом случае нужно не позднее трёх рабочих дней. «Пусть пару дней поработает без оформления, посмотрим» — не отсрочка, а нарушение: время уже отработано, отношения уже трудовые.
Сразу после приёма
Шаг 9. Разобраться с трудовой книжкой. Тут три ситуации. Если человек впервые вышел на работу в 2021 году или позже — бумажную книжку ему не заводят вообще, всё ведётся электронно. Если он раньше сохранил бумажную книжку — вы продолжаете её вести и параллельно передаёте сведения в СФР. Если он ранее выбрал только электронные сведения — бумажную книжку он держит у себя как подтверждение раннего стажа.
Шаг 10. Подать ЕФС-1 в СФР — и это самый жёсткий срок. По приёму подаётся подраздел 1.1 формы ЕФС-1, и срок здесь короткий: не позднее следующего рабочего дня после документа или решения о приёме. Это частая и дорогая ошибка — считать, будто срок «до 25-го числа следующего месяца». Нет, для приёма это следующий рабочий день. И поскольку приказ теперь не обязателен, специально издавать его ради отчёта не нужно — основанием служит договор или иное решение о приёме. Перед отправкой сверьте четыре позиции: ФИО и СНИЛС, дату приёма, должность и код выполняемой функции — именно их отсутствие СФР называет типичной ошибкой. За просрочку или недостоверные сведения предусмотрена ответственность — порядка 500 рублей за каждого работника по соответствующим нарушениям.
Итоговая цепочка приёма: характер отношений → проверка документов → специальные допуски → ознакомление с ЛНА → подписание договора → приказ по желанию → допуск к работе → трудовая книжка/электронные сведения → ЕФС-1 на следующий рабочий день.
Кто что оформляет: два чек-листа
Документы со стороны работника:
| Документ | Когда нужен | На что смотреть |
|---|---|---|
| Паспорт | Всегда | Базовый документ |
| Трудовая книжка / сведения о трудовой деятельности | Если не первое трудоустройство | У впервые устроившихся с 2021 бумажную не заводят |
| СНИЛС / регистрация в персучёте | В общем случае | Нет счёта — регистрирует работодатель |
| Документы воинского учёта | Военнообязанные | Обязательно по закону |
| Документ об образовании | Только если работа требует квалификации | Не требовать диплом «на всякий случай» |
| Справка о судимости | Только для работ с ограничением допуска | Не для обычного офиса |
| Иные документы | Только если прямо предусмотрено законом | Произвольный «полный пакет» требовать нельзя |
Действия со стороны работодателя:
| Что оформляется | Статус |
|---|---|
| Трудовой договор | Обязателен: письменно, 2 экземпляра, один — работнику |
| Ознакомление с ЛНА | Обязательно, до подписания договора |
| Приказ о приёме | По желанию |
| Запись в бумажной трудовой | Только если за работником сохранена бумажная книжка |
| Электронные сведения о трудовой деятельности | Обязательны, через СФР |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 «Приём» | Обязателен, следующий рабочий день |
| Спецдопуски, медосмотры, инструктажи | По характеру работы |
Обратите внимание на перекос старых шаблонов: в привычной папке «заявление + приказ + договор» обязателен только договор. А по-настоящему важные ознакомление с ЛНА и своевременный ЕФС-1 как раз чаще всего забывают.
Ловушка первая: трудовой договор, ГПХ или самозанятый
Здесь малый бизнес совершает самую дорогую ошибку — выбирает договор по названию, а не по сути. А для закона важно реальное содержание отношений, и переименование зарплаты в «вознаграждение», а должности в «услугу» ничего не меняет.
Различие простое. Трудовой договор — когда нужен человек на постоянную функцию внутри бизнеса, с режимом, подчинением и зарплатой. ГПХ — когда нужен конкретный результат или разовая услуга, а исполнитель сам организует свою работу. Договор с самозанятым (плательщиком НПД) — это разновидность ГПХ с независимым исполнителем, у которого действует статус НПД и который сам выдаёт чек.
Опасность в подмене. Если человек по факту работает как штатный — постоянная функция, ваш график, ежедневное управление процессом, фиксированные периодические выплаты, договоры перезаключаются снова и снова на одну и ту же работу, — суд и налоговая признают отношения трудовыми, как ни назови документ. Свежая позиция Верховного Суда (сентябрь 2026 года) это подтвердила: в деле, где человек четыре года по повторяющимся договорам ГПХ выполнял одну функцию и соблюдал установленный компанией график, именно эта повторяемость стала аргументом в пользу трудовых отношений. Последствия признания — доначисление НДФЛ и взносов, восстановление трудовых гарантий и штраф по КоАП: для организации за подмену договора — от 50 до 100 тысяч рублей, и заметно больше при повторе.
С самозанятыми есть два обязательных предохранителя. Первый: проверяйте статус НПД перед каждой выплатой через бесплатный сервис ФНС — однажды показанная справка не гарантирует статус на будущее. Второй, жёсткий: нельзя оформлять как самозанятого своего текущего работника или бывшего, если после увольнения прошло меньше двух лет. Это прямой законодательный барьер против перевода персонала на НПД ради экономии. И даже спустя два года договор безопасен, только если отношения реально гражданско-правовые, а не замаскированный труд.
Ещё одно, что часто упускают: по договорам ГПХ, подпадающим под персонифицированный учёт, сведения о начале и окончании тоже подаются в ЕФС-1 на следующий рабочий день. «ГПХ вообще не касается отчётности в СФР» — заблуждение.
Ловушка вторая: наём в Мариуполе и старые документы
Для работодателя в ДНР есть отдельный пласт вопросов, и здесь легко совершить ошибку, которая одновременно незаконна и лишает человека работы зря. Главное правило: не считайте старые документы автоматически недействительными.
Три вещи, которые важно знать при найме в новых регионах в 2026 году. Трудовые книжки, оформленные по правилам, действовавшим на территории на 30 сентября 2022 года, продолжают действовать — отвергать книжку только из-за прежнего бланка нельзя; при заведении новой книжки российского образца в неё вносят реквизиты старой как подтверждение стажа, а не переписывают всю историю. Дипломы об образовании, полученные в ДНР, ЛНР или на Украине, для граждан РФ признаются без процедуры легализации и дают те же права, что российское образование. А если документы о стаже или образовании утрачены из-за военных действий — сведения можно подтвердить через специальную межведомственную комиссию, то есть «документа нет — значит нет стажа» здесь не работает.
Один нюанс от обратного: признание диплома не отменяет отдельные профессиональные допуски. Если для работы нужны аттестация, меддопуск или специальное разрешение — их всё равно придётся получить.
Всё это работает в рамках специального переходного режима (Постановление № 2571), который сейчас продлён до 1 января 2027 года. То есть 2026-й — последний год, когда наряду с федеральными правилами частично действует прежнее регулирование; ваши локальные акты к этому сроку нужно привести в соответствие с российским трудовым законодательством. Это большая отдельная тема — если вы регулярно нанимаете сотрудников со старыми документами, её стоит разобрать подробно.
Коротко: главные ошибки первого найма
Собрал в один список то, на чём спотыкаются чаще всего:
- Ставить в центр заявление и приказ, а договор считать формальностью. Наоборот: договор обязателен, эти двое — нет.
- Допустить «попробовать пару дней» без оформления. Отношения уже возникли, договор нужен в течение трёх рабочих дней.
- Ознакомить с внутренними правилами после подписания договора. Только до.
- Оставить у себя оба экземпляра договора без подтверждения, что второй отдали работнику.
- Требовать у всех одинаковый расширенный пакет справок без правового основания.
- Забыть про ЕФС-1 или считать его срок месячным. Для приёма — следующий рабочий день.
- Завести бумажную трудовую тому, кто впервые устроился после 2020 года (не нужно) — или, наоборот, проигнорировать действующую бумажную книжку сотрудника.
- Перевести штатного сотрудника на ГПХ или НПД, не изменив реальную работу.
- Счесть старую трудовую книжку ДНР или украинский диплом недействительными.
Что в итоге
Приём на работу перестал быть бумажным ритуалом. Безопасная формула на 2026 год короткая: правильно определить характер отношений → собрать законный (не раздутый) комплект документов → ознакомить с внутренними правилами → подписать договор в двух экземплярах → допустить к работе → закрыть трудовую историю → подать ЕФС-1 на следующий рабочий день. Всё остальное — заявления, приказы — по желанию и по ситуации.
Сложность не в самих шагах, а в том, что их много, у каждого свой срок, а цена ошибки — реальные штрафы и трудовые споры. Когда сотрудник первый, это ещё можно держать в голове. Когда их несколько, добавляются кадровый учёт, зарплатные налоги, ЕФС-1 по каждому событию и специфика новых территорий — и удобнее передать кадровое делопроизводство на аутсорсинг, чтобы документы, сроки и отчётность вёл специалист, а вы занимались людьми и бизнесом, а не формами СФР.